Häufige Fragen
Hier beantworten wir die Fragen, die uns am häufigsten erreichen — von der Berechtigung über Vollmacht und Apostille bis zu Bearbeitungszeit und Versand.
Urkunden und Ausfertigungen
Welche Urkunden kann ich hier bestellen?
Alle deutschen Personenstandsurkunden: beglaubigte Geburtsurkunden, Eheurkunden und Sterbeurkunden, dazu die beglaubigten Registerausdrucke (früher Abschrift aus dem Geburtenregister, Eheregister oder Sterberegister) sowie die mehrsprachigen internationalen Urkunden. Ältere Einträge, die nicht mehr beim Standesamt liegen, fordern wir beim zuständigen Stadt- oder Landesarchiv an.
Was ist der Unterschied zwischen Urkunde, Registerausdruck und internationaler Urkunde?
Die Urkunde ist die übliche Ausfertigung und reicht für Behörden, Arbeitgeber, Rentenversicherung und die meisten alltäglichen Anlässe. Der beglaubigte Registerausdruck enthält zusätzlich alle späteren Eintragungen, etwa Namensänderungen, Scheidungen oder eine Adoption; er wird häufig für Erbscheinverfahren und für die Anmeldung einer Eheschließung verlangt. Die internationale Urkunde ist mehrsprachig und für die Verwendung im Ausland gedacht.
In welchen Sprachen ist die internationale Urkunde ausgestellt?
Internationale Urkunden nach dem CIEC-Übereinkommen tragen die Feldbezeichnungen in mehreren Sprachen, unter anderem Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Türkisch sowie Serbisch beziehungsweise Kroatisch. Dadurch entfällt in vielen Ländern die Übersetzung. Weil sie auf gute Lesbarkeit ausgelegt sind, enthalten sie allerdings nicht alle Angaben des Personenstandsregisters.
Welche Ausfertigung brauche ich für meinen Zweck?
Das entscheidet die Stelle, die die Urkunde von Ihnen verlangt. Fragen Sie dort im Zweifel kurz nach, ob eine Urkunde, ein beglaubigter Registerausdruck oder eine internationale Fassung erwartet wird — und ob eine Apostille nötig ist. Eine falsch bestellte Ausfertigung kostet vor allem Zeit.
Sind die Urkunden offiziell gültig?
Ja. Die Urkunden werden vom zuständigen Standesamt oder Archiv ausgestellt, unterschrieben und gesiegelt. Sie erhalten das amtliche Original, nicht eine Kopie von uns. Wir treten dabei ausschließlich als Vermittler auf.
Wie viele Ausfertigungen sollte ich bestellen?
Viele Stellen behalten die vorgelegte Urkunde ein. Wenn Sie absehbar mehrere Vorgänge haben — etwa Nachlass, Rente und Versicherung — ist es günstiger, gleich mehrere Ausfertigungen in einem Auftrag zu bestellen, als später erneut zu beantragen. Die Stückzahl wählen Sie im Bestellformular.
Können Sie auch ausländische Urkunden beschaffen?
Nein. Wir beantragen ausschließlich bei deutschen Standesämtern und Archiven. Ein Sonderfall ist das Standesamt I in Berlin: Es führt unter anderem die Register für Auslandsbeurkundungen und für die ehemaligen deutschen Ostgebiete. Solche Fälle können wir bearbeiten.
Wie alt darf der Eintrag sein?
Standesämter führen Personenstandsregister seit 1876, in Teilen des Rheinlands schon früher. Beurkundungen bleiben eine gesetzlich festgelegte Zeit beim Standesamt — bei Geburten 110 Jahre, bei Ehen 80 Jahre, bei Sterbefällen 30 Jahre — und gehen danach an das zuständige Archiv über. Ältere Vorgänge fordern wir dort an; die Auskunft heißt dann Archivauskunft.
Wer darf eine Urkunde anfordern?
Wer ist berechtigt, eine Personenstandsurkunde zu erhalten?
§ 62 des Personenstandsgesetzes regelt das: Urkunden erhalten die Person, auf die sich der Eintrag bezieht, sowie ihre Ehegatten, Lebenspartner, Vorfahren und Abkömmlinge — also Eltern, Großeltern, Kinder und Enkel. Andere Personen bekommen eine Urkunde nur, wenn sie ein rechtliches Interesse glaubhaft machen. Für Geschwister genügt beim Geburten- und Sterberegister ein berechtigtes Interesse. Antragsberechtigt ist, wer über 16 Jahre alt ist.
Was heißt „rechtliches Interesse“ und wie weise ich es nach?
Sie müssen glaubhaft machen, dass Sie die Urkunde für einen rechtlich erheblichen Zweck benötigen — etwa für ein Nachlassverfahren, die Durchsetzung einer Forderung, eine Betreuung oder eine Vollmacht. Im Bestellformular gibt es dafür ein Textfeld. Zusätzlich können Sie ein Nachweisdokument hochladen, zum Beispiel eine Vollmacht der berechtigten Person, einen Erbschein oder einen Vollstreckungstitel. Reine Neugier oder Ahnenforschung an noch gesperrten Einträgen reichen nicht aus.
Warum fragen Sie mich nach einer Begründung, obwohl ich verwandt bin?
Bei Geschwistern, Tanten und Onkeln, Enkeln und sonstigen Antragstellern fragen wir grundsätzlich nach einer kurzen Begründung. Der Grund ist praktisch: Diese Anträge werden von den Ämtern regelmäßig geprüft, und ein Antrag mit Begründung wird bearbeitet, statt mit einer Rückfrage zurückzukommen. Zwei bis drei Sätze zum Anlass genügen meist.
Kann ich eine Urkunde für einen Verstorbenen bestellen?
Ja. Sterbeurkunden erhalten in der Regel die nächsten Angehörigen; für Nachlassangelegenheiten ist das der übliche Weg. Wenn Sie nicht in gerader Linie verwandt sind, tragen Sie im Formular bitte den Anlass ein — etwa ein laufendes Erbscheinverfahren — und laden Sie, falls vorhanden, einen Nachweis hoch.
Kann ich eine Urkunde für die Ahnenforschung bestellen?
Für Einträge, deren Fortführungsfristen abgelaufen sind und die beim Archiv liegen, ist das in vielen Fällen möglich; solche Register sind grundsätzlich benutzbar. Für noch beim Standesamt geführte Einträge gelten dagegen die Voraussetzungen des § 62 PStG, dort reicht Ahnenforschung allein nicht. Beachten Sie außerdem: Archive verlangen ihre Gebühr auch dann, wenn der gesuchte Eintrag nicht gefunden wird.
Bestellung und Ablauf
Wie läuft die Bestellung ab?
Sie füllen das Online-Formular aus und bezahlen. Unmittelbar danach erhalten Sie die Auftragsbestätigung mit Ihrer Auftragsnummer per E-Mail. Wir ermitteln das zuständige Amt, prüfen Ihre Angaben und stellen den Antrag. Sobald zusätzliche Unterlagen nötig sind, melden wir uns per E-Mail mit einem persönlichen Link zum Hochladen. Danach führen wir den Auftrag aus, und Sie erhalten die Urkunde per Post.
Welche Angaben brauchen Sie von mir?
Je nach Urkundenart den vollständigen Namen der betroffenen Person einschließlich Geburtsnamen, das Datum und den Ort des Ereignisses, bei Geburtsurkunden zusätzlich die Namen der Eltern und bei Eheurkunden die Angaben zu beiden Ehegatten. Außerdem Ihr Verhältnis zur Urkundenperson und Ihre Versandanschrift. Das Formular führt Sie durch alle Felder.
Ich kenne das zuständige Standesamt nicht — ist das ein Problem?
Nein. Zuständig ist immer das Standesamt des Ortes, an dem das Ereignis beurkundet wurde, nicht das Ihres Wohnorts. Sie geben den Geburts-, Ehe- oder Sterbeort an, den Rest ermitteln wir. Bei eingemeindeten Orten, Gebietsreformen oder aufgelösten Ämtern klären wir, welche Behörde das Register heute führt.
Brauche ich eine Vollmacht?
Nicht immer. Ein Teil der Standesämter nimmt den Antrag ohne weiteres entgegen, andere verlangen eine von Ihnen unterschriebene Vollmacht, manche zusätzlich eine Ausweiskopie. Was Ihr Amt verlangt, teilen wir Ihnen nach der Bestellung mit — meist innerhalb weniger Stunden. Sie erhalten dann eine vorbereitete Vollmacht und laden sie unterschrieben über Ihren persönlichen Link hoch.
Warum brauchen Sie eine Ausweiskopie?
Weil einige Ämter den Identitätsnachweis des Antragstellers zur Voraussetzung machen. Für den Zweck genügt eine einfache Kopie oder ein Foto; Angaben, die dafür nicht gebraucht werden, dürfen Sie schwärzen. Die Kopie geht ausschließlich an das antragsbearbeitende Amt und wird nach Abschluss des Auftrags gelöscht.
Ich möchte keine Vollmacht erteilen. Was passiert dann?
Dann genügt eine kurze E-Mail an uns, und wir stornieren den Auftrag. Bei Zahlung über PayPal oder Kreditkarte erstatten wir den Betrag zurück, sofern beim Amt noch keine Gebühren angefallen sind.
Ich habe mich bei einer Angabe vertippt. Kann ich das korrigieren?
Ja, solange der Antrag noch nicht beim Amt ist. Schreiben Sie uns mit Ihrer Auftragsnummer, wir ändern die Angabe. Ist der Antrag bereits gestellt, hängt es vom Amt ab — melden Sie sich trotzdem, oft lässt sich eine Korrektur nachschieben, bevor die Urkunde ausgestellt wird.
Kann ich meine Bestellung stornieren?
Eine Stornierung ist möglich, solange wir den Antrag noch nicht an die Behörde weitergeleitet haben. Danach ist die Gebühr beim Amt in der Regel angefallen und wird nicht zurückerstattet. Bitte melden Sie sich in diesem Fall so früh wie möglich. Die Einzelheiten stehen in unserer Widerrufsbelehrung.
Wie erfahre ich, wie es um meinen Auftrag steht?
Sie bekommen zu jedem wesentlichen Schritt eine E-Mail: zur Auftragsbestätigung, zur Weitergabe an das Amt und zum Versand. Über den Link in der Bestätigung können Sie den Stand jederzeit selbst einsehen und Unterlagen nachreichen.
Bearbeitungszeit und Versand
Wie lange dauert es, bis ich die Urkunde habe?
Den Antrag stellen wir zügig, meist innerhalb eines Werktages nach Zahlungseingang und Vorliegen aller Unterlagen. Wie schnell die Urkunde danach ausgestellt wird, entscheidet allein das Standesamt. Die Unterschiede zwischen den Ämtern sind erheblich. Wir nennen Ihnen deshalb nur Zeiträume, die uns das jeweilige Amt selbst genannt hat, und melden uns, wenn es ungewöhnlich lange dauert.
Und bei einer Archivauskunft?
Archive brauchen deutlich länger als Standesämter, mehrere Wochen sind dort die Regel. Der Grund ist die Recherche: Der Eintrag muss in den Beständen erst gesucht werden. Rechnen Sie bei alten Vorgängen also mit mehr Zeit als bei einer aktuellen Geburtsurkunde.
Was passiert, wenn der Eintrag nicht gefunden wird?
Das kommt vor, etwa bei Kriegsverlusten, falsch überlieferten Schreibweisen oder wenn das Ereignis anderswo beurkundet wurde. Archive und Ämter berechnen ihre Gebühr auch für eine solche Negativauskunft, weil die Recherche stattgefunden hat. Wir sagen Ihnen in dem Fall, was gesucht wurde, und geben Ihnen Hinweise, wo eine erneute Suche Aussicht hat.
Kann die Bearbeitung beschleunigt werden?
Wir bearbeiten jeden Auftrag ohne Verzögerung, und beim Versand ab unserem Haus können Sie eine schnellere Zustellung wählen. Auf die Bearbeitungsdauer im Amt selbst hat niemand Einfluss — auch wir nicht. Angebote, die eine amtliche Bearbeitung gegen Aufpreis beschleunigen wollen, sollten Sie kritisch sehen.
Welche Versandarten gibt es?
Standardversand, Einschreiben und, wenn es eilt, Kurier- beziehungsweise Expresszustellung. Innerhalb Deutschlands, nach Europa und weltweit. Welche Versandart welche Kosten hat, sehen Sie im Bestellformular, bevor Sie abschließen.
Kann ich aus dem Ausland bestellen?
Ja. Wenn eine Vollmacht vorliegt, lassen wir die Urkunde vom Amt zunächst zu uns senden und leiten sie anschließend an Ihre Auslandsanschrift weiter — auf Wunsch per Einschreiben oder Kurier mit Sendungsnummer. In Länder mit unzuverlässiger Zustellung empfehlen wir den Kurierversand.
Bekomme ich vorab einen Scan?
Wenn die Urkunde über uns läuft und Sie das wünschen, senden wir Ihnen vor dem Postversand einen Scan per E-Mail. Beachten Sie: Ein Scan ist kein Ersatz für die Urkunde, Behörden verlangen das gesiegelte Original.
Kann die Urkunde direkt an eine andere Anschrift gehen?
Ja. Sie können im Bestellformular eine abweichende Versandanschrift angeben, etwa die eines Gerichts, Notars oder Arbeitgebers. Bitte prüfen Sie die Schreibweise sorgfältig — eine falsch adressierte Urkunde lässt sich nicht ohne Weiteres zurückholen.
Preise und Bezahlung
Was kostet die Bestellung?
Der Gesamtbetrag setzt sich aus unserer Dienstleistung, der Gebühr der Behörde und den gewählten Optionen zusammen — Stückzahl, Versandart und gegebenenfalls Apostille. Weil die Gebühren je Amt und Bundesland unterschiedlich hoch sind, gibt es keinen Einheitspreis. Ihren verbindlichen Endbetrag sehen Sie im Bestellformular, bevor Sie bestellen.
Sind die Gebühren der Behörde im Preis enthalten?
Ja. Im angezeigten Gesamtbetrag ist die Urkundengebühr bereits enthalten, es fallen keine weiteren Kosten für Sie an. Sollte ein Amt Sie ausnahmsweise trotzdem zur Zahlung auffordern, melden Sie sich bitte mit dem Gebührenbescheid bei uns — wir übernehmen die Rechnung oder erstatten Ihnen den Betrag.
Wie kann ich bezahlen?
Per PayPal oder per Kreditkarte beziehungsweise Google Pay über unseren Zahlungsdienstleister Stripe. Die Zahlung wird sofort belastet; erst danach geht der Auftrag in die Bearbeitung.
Erhalte ich eine Rechnung?
Ja. Die Rechnung erhalten Sie per E-Mail zusammen mit der Bestellbestätigung. Sie können sie jederzeit über den Link in dieser E-Mail erneut abrufen.
Warum soll ich zahlen, wenn ich das auch selbst beim Amt könnte?
Sie können jede Urkunde selbst beim zuständigen Standesamt beantragen, und das ist meist günstiger. Wir nehmen Ihnen die Arbeit ab: die Ermittlung des zuständigen Amtes, die richtige Antragsform, die geforderten Nachweise, die Zahlung der Amtsgebühr und die Nachfassung, wenn nichts kommt. Ob sich das lohnt, entscheiden Sie.
Apostille und Beglaubigung für das Ausland
Was ist eine Apostille?
Eine Apostille ist eine Beglaubigung nach dem Haager Übereinkommen von 1961. Sie bestätigt, dass Unterschrift und Siegel auf der Urkunde echt sind, und macht die Urkunde in allen Vertragsstaaten verwendbar — derzeit über 120 Staaten. Ausgestellt wird sie nicht vom Standesamt, sondern von der dafür bestimmten Stelle des jeweiligen Bundeslandes.
Brauche ich eine Apostille?
Das hängt vom Zielland und von der Stelle ab, die die Urkunde verlangt. Für Eheschließung, Einbürgerung, Nachlass oder Aufenthaltstitel im Ausland wird sie häufig gefordert. Fragen Sie im Zweifel bei der annehmenden Stelle nach — manche Länder verlangen stattdessen eine Legalisation durch ihre Botschaft, andere geben sich mit der internationalen Urkunde zufrieden.
Was ist eine Vorbeglaubigung?
Manche Apostillenstellen beglaubigen nur Unterschriften, die ihnen bekannt sind. Ist das nicht der Fall, muss zuvor eine übergeordnete Behörde die Unterschrift des Standesbeamten bestätigen — das ist die Vorbeglaubigung. Die Urkunde durchläuft dann eine Station mehr. Ob sie nötig ist, prüfen wir für Ihren Fall und organisieren sie mit.
Kann ich die Apostille direkt mitbestellen?
Ja, sofern für den angegebenen Ort ein Apostillenservice angeboten wird. Das Bestellformular blendet die Option nur dann ein. Wir fordern die Urkunde an, geben sie zur Beglaubigung weiter und senden Ihnen das fertige Dokument zu. Die Gebühr der Apostillenstelle ist im angezeigten Betrag enthalten.
Warum brauchen Sie bei einer Apostille immer eine Vollmacht und eine Ausweiskopie?
Weil bei einer Apostille die Urkunde nicht direkt zu Ihnen geht, sondern über uns weitere Stellen durchläuft. Dafür müssen wir gegenüber dem Amt nachweisen, dass wir in Ihrem Auftrag handeln. Aus demselben Grund läuft ein Apostillenauftrag schriftlich, auch wenn dasselbe Amt einfache Anträge sonst online entgegennimmt. Die Vollmacht für Apostillenaufträge weicht im Wortlaut von der gewöhnlichen ab — wir stellen Ihnen die passende bereit.
Wie lange dauert es mit Apostille?
Länger als ohne, weil die Urkunde nach dem Standesamt noch mindestens eine weitere Behörde durchläuft, bei nötiger Vorbeglaubigung sogar zwei. Rechnen Sie mit einigen Wochen zusätzlich. Feste Zusagen machen wir nicht, weil die Laufzeiten der beteiligten Stellen unterschiedlich sind.
Reicht statt der Apostille auch eine internationale Urkunde?
Manchmal. Die internationale Urkunde erspart die Übersetzung, ersetzt aber keine Echtheitsbestätigung. Wo eine Apostille verlangt wird, genügt sie nicht. Beides lässt sich kombinieren: eine internationale Urkunde mit Apostille.
Datenschutz und Sicherheit
Sind meine Daten sicher?
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über SSL/TLS, hochgeladene Unterlagen liegen auf Servern in Deutschland. Ihre Angaben verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Auftrags und geben sie nur an die Stellen weiter, die für die Ausstellung nötig sind — also an das Standesamt, das Archiv oder die Apostillenstelle.
Was passiert mit meiner Ausweiskopie?
Sie dient allein dem Identitätsnachweis gegenüber dem antragsbearbeitenden Amt. Nach Abschluss des Auftrags wird sie gelöscht. Sie dürfen vor dem Hochladen alle Angaben schwärzen, die für den Nachweis nicht gebraucht werden.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
So lange, wie es für die Abwicklung und für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Kaufmännische Unterlagen unterliegen dabei längeren Fristen als die Auftragsdaten selbst. Die Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung.
Kann ich Auskunft oder Löschung verlangen?
Ja. Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine formlose E-Mail an uns genügt. Wo und wie Sie diese Rechte geltend machen, steht in der Datenschutzerklärung.
Das könnte auch helfen
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